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Con HP ColorLaserJet 2840 si possono inviare fax a una velocità di 3 secondi per pagina. Sul pannello frontale sono presenti 5 tasti di chiamata rapida, ed è possibile memorizzare fino a 120 numeri a chiamata rapida. La memoria interna di 96 MB può essere espansa fino a un massimo di 224 MB. Il dispositivo multifunzione può essere utilizzato con i sistemi operativi Windows e Macintosh, e può essere integrato nella propria rete. Inoltre, per un uso ottimale il produttore consiglia un volume di stampa mensile di 30.000 pagine.
Per sostituire il toner, occorre aprire l'unità scanner. In questo modo è possibile sollevare il coperchio superiore e rimuovere la cartuccia vuota. Dopo avere rimosso la copertura protettiva, la cartuccia di inchiostro nuova può essere inserita. La leva di rilascio blu deve essere premuta e la cartuccia nuova va spinta finché non si blocca in posizione. A questo punto l'unità scanner e il coperchio superiore possono essere chiusi.
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